Что это такое? Путевой лист трактора – первичный документ для учета выполненных полевых работ. Документ представляет собой систематическую запись осуществленных операций и дает полную информацию о них.
На что обратить внимание? Путевой лист трактора содержит сведения о материалах и оборудовании, которые были необходимы в процессе работ. Он фиксирует количество и тип израсходованных ресурсов, что позволяет контролировать и оптимизировать их использование.
В этой статье:
- Для чего нужен путевой лист трактора
- Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 412-АПК
- Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 68
- Как оформить путевой лист трактора в Word
- Сроки действия путевого листа трактора
- Требования к путевому листу трактора
- Какие данные указывать в путевом листе трактора
- Что грозит за нарушение оформления и ведения путевого листа трактора
- Часто задаваемые вопросы о путевом листе трактора
Для чего нужен путевой лист трактора
Без заполнения путевого листа ни один трактор не выйдет на работы. В этом документе содержится вся необходимая информация о маршруте, включая дату и время выпуска на линию и прибытия в парк. Наличие этой бумаги избавляет водителя и автотранспортное предприятие от различных проблем и, кроме того, позволяет правильно планировать эксплуатацию техники.
В соответствии с правовыми нормами, принятыми в России, установлен регламент оформления документа и срок его хранения. Это может потребоваться при разрешении конфликтных ситуаций и проведении проверок и ревизий на предприятии. Правильно заполненныйпутевой лист трактора является гарантом безопасности и эффективного использования специального транспортного средства.
Все отечественные организации, специализирующиеся на выполнении сельскохозяйственных работ, обязаны оформлять путевые листы тракторов по законодательно установленной форме. Исключением являются малые фермерские хозяйства. Но в соответствии с положениями пп. 2 и 52 Методических рекомендаций Минсельхоза РФ по бухгалтерскому учету затрат на содержание МТП на любые работы, связанные с перевозкой грузов, необходимо заполнение путевого листа трактора.
Существуют ли образцы форм путевых листов трактора? Российские сельскохозяйственные предприятия применяют следующие:
- форма 412-АПК;
- форма 68.
Юридическое лицо может разработать свой бланк. Однако на практике используются типовые формы путевых листов трактора без изменений.
Для чего нужен путевой лист трактора
Напомним, что с 01.01.2013 г. отменено обязательное использование унифицированных форм документов. Организации имеют право разработать свою версию бланка с содержанием всех необходимых реквизитов и утвержденного в учетной политике. А с 01.01.2022 г. начал действовать ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», регламентирующий список реквизитов, необходимых для указания, их формы представления в цифровом виде и порядок их оборота и регистрации.
Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 412-АПК
Бланк 412-АПК для формирования путевого листа трактора сначала был утвержден приказом № 750 Минсельхоза РФ от 16.05.2003 г., а затем отменен приказом этого же ведомства за № 480 от 14.08.2020 г.
Нужен ли путевой лист трактора по форме 412-АПК? Несмотря на то что по текущему законодательству его использование допускается, в Законе «О бухучете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 и в тексте приказа Минтранса от 28.09.2022 г. № 390 перечислены требования, которым путевой лист должен соответствовать.
Путевой лист для трактора в 2023 году содержит два раздела, располагаемых на разных сторонах листа. На лицевой отображают следующие сведения:
- ответственный исполнитель работ;
- маршрут перемещения груза (отправная и конечная точка);
- транспортное плечо;
- сведения о грузе (наименование, тип, вес, класс);
- число ходок;
- объем перевозок.
Первая часть заверяется подписями: бригадира, инженера отдела технического контроля и водителя ТС.
На обороте фиксируются данные, свидетельствующие о прогрессе выполнения наряда-задания. Указываются:
- дата и время каждой ездки;
- фактические сведения о грузе;
- состав бригады заказчика;
- наработка трактора за смену;
- полезная работа в принятых единицах (например, тонно-километры);
- сведения, содержащие учет работы тракториста для начисления положенной компенсации за количество завершенных смен с выполненной нормой;
- нормативный и фактический расход топлива;
- длительность пробега, в т. ч. и порожнего.
Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 68
Путевой лист трактора по форме № 68 применяется преимущественно на территориях Украины и Беларуси, а также в прилегающих к этим государствам регионах Российской Федерации: Белгородской, Брянской, Воронежской, Липецкой и Ростовской областях, фермерские хозяйства которых с учетом рабочих контактов с соседями оформляют документы, используя аналогичные бланки.
Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 68
Содержание обоих документов схожее, поэтому налоговые органы, проводя аудиты и сверку бухгалтерских отчетов, принимают в работу путевые листы тракторов по форме № 68, предъявляемые российскими сельскохозяйственными предприятиями. Но во избежание возникновения тех или иных проблем все же рекомендуется использовать документацию, утвержденную российским законодательством.
Как оформить путевой лист трактора в Word
В принципе, удобно и быстро сформировать бланк путевого листа трактора возможно в текстовом редакторе, например, Microsoft Word. Создав новый документ, внесите всю необходимую информацию и расположите с помощью встроенного мастера таблицы. Ускорить процесс формирования бланка позволит использование готовых шаблонов, формы которых доступны для скачивания в сети Интернет. При заполнении важно указывать актуальные даты, фамилии исполнителей и другую ключевую информацию.
Вносить сведения можно прямо на ПК в редакторе Word, но в этом случае необходимо тщательно проверять правильность заполнения всех динамически изменяющихся сведений. Чаще распечатывают незаполненный бланк и формируют путевой лист трактора вручную по мере необходимости.
Как оформить путевой лист трактора в Word
Для того чтобы иметь более наглядную отчетность и эффективнее планировать работу спецтехники, в путевом листе трактора часто указывают плановую и фактическую величины продолжительности рабочей смены в принятых единицах (минуты или часы). Планировщики и контролеры быстрее и точнее смогут выполнять свою трудовую функцию.
Другим важным параметром, который должен быть отображен в документе, является пробег. Причем отдельно фиксируется протяженность каждой полезной ходки. Такой порядок оформления путевого листа трактора позволяет контролировать полезную нагрузку на транспортное средство, планировать логистику и сократить расход горючего.
Также владельцы сельскохозяйственных компаний в зависимости от специфики эксплуатации специального подвижного состава могут обязать свой персонал заносить в путевые листы тракторов и другие сведения, которые будут полезны и востребованы при осуществлении контроля.
Грамотное оформление технической документации гарантирует повышение эффективности работы всех сопряженных отделов компании и позволит рациональнее использовать транспортные средства.
Сроки действия путевого листа трактора
В путевом листе отображаются все необходимые параметры по каждой рабочей смене, включая все перемещения техники, в т. ч. и без груза.
Как правило, путевой лист оформляется на один день, по завершении работ сдается водителем в соответствующий отдел предприятия. В исключительных случаях при протяженных по расстоянию маршрутах допускается оформление документа на несколько суток.
Но на практике чаще всего даже при длительной эксплуатации трактора на одном участке путевой лист выписывается ежедневно. Вся информация (дата и время начала и завершения операций, пробег, фамилии ответственных и пр.) в документе должна соответствовать действительности, исправления не допускаются.
Кроме того, необходимо соблюдать хронологическую последовательность записей. Более раннее событие располагается выше по тексту. Путевой лист как важнейший первичный документ используется при проведении аудитов и ревизий, поэтому требования к его оформлению довольно жесткие.
Требования к путевому листу трактора
При составлении документа должны быть соблюдены следующие условия:
- Включение информации о транспортном средстве (модель, регистрационный номер, пробег, год выпуска и пр.).
- Недопущение помарок и исправлений. Текст должен читаться легко и однозначно.
- Указание сведений о маршруте, участке производства работ, логистической цепочке.
- Проверка, скрепление печатью организации и подписью ответственного лица.
- Хранение сданных путевых листов осуществляется в архиве в течение определенного законом времени. Как правило, этот срок составляет не менее одного года.
- При проведении проверок, инициированных уполномоченными органами, путевые листы тракторов предоставляются по первому требованию.
Требования к путевому листу трактора
Такой порядок документооборота делает систему контроля эксплуатации транспортных средств более эффективной и предотвращает нецелевое использование специальной техники.
Какие данные указывать в путевом листе трактора
- Дата выпуска на линию.
- Время начала и завершения работы трактора.
- Маршрут, включая все точки логистической цепочки.
- Пробег, включая расстояния, пройденные трактором при совершении отдельных операций в течение всей смены.
- Объем перевезенных грузов.
- Перечень отдельных видов работ, которые трактор выполнил за рабочий день.
- Использованные при эксплуатации материалы (например, семена, удобрения).
- Марка и расход горючего.
- Навесное оборудование (ковши, плуги, ножи, фронтальные погрузчики и пр.)
- Печати и подписи тракториста и ответственных лиц.
Что грозит за нарушение оформления и ведения путевого листа трактора
Ненадлежащим образом оформленный путевой лист трактора может привести к наказанию водителя и компании, в которой он работает. Чаще всего применяются штрафные санкции, размер которых зависит от тяжести нарушения, наступивших последствий и требований региональных нормативно-правовых актов. Иногда величина штрафа может серьезно повлиять на финансовое положение предприятия. Поэтому соблюдение правил оформления сопроводительной документации является для компаний важным требованием.
Что грозит за нарушение оформления и ведения путевого листа трактора
Кроме финансового наказания в виде уплаты штрафа провинившиеся сельскохозяйственные учреждения могут подвергаться и другим формам санкций:
- лишение водителя прав или отзыв лицензии на управление транспортным средством;
- административное наказание (арест, принудительные исправительные работы);
- запрет на вождение в течение определенного срока;
- расторжение трудового контракта;
- при тяжких последствиях совершенного нарушения возможно наступление ответственности, предусмотренной соответствующими статьями Уголовного кодекса Российской Федерации.
Часто задаваемые вопросы о путевом листе трактора
- Кто должен оформлять путевой лист?
Если заключен договор аренды транспортного средства без водителя, то всю сопроводительную документацию при оформлении рейсов осуществляет арендатор. Путевой лист трактора заполняется ответственным лицом или самим бизнесменом и выдается трактористу перед выпуском на линию после проведения технического контроля ТС.
- Какие изменения произошли в путевых листах с 1 сентября 2023 года?
В путевом листе трактора с 1 сентября 2023 года расширяется перечень обязательных сведений о водителе. Кроме фамилии, имени и отчества нужно будет указывать:
- СНИЛС;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- отметку о пройденном предрейсовом медицинском освидетельствовании.
- Что обеспечивает путевой лист трактора?
Сведения, содержащиеся в этом сопроводительном документе, позволяют оптимально организовать службы предприятия, отвечающие за безопасную и эффективную эксплуатацию транспортных средств. У компании сокращается расход топлива и упрощается процедура контроля и учета.
Путевой лист трактора является необходимым и важным первичным документом для обеспечения учетных и контрольных функций предприятия. В нем содержатся исчерпывающие сведения о характере и объеме работ, совершенных транспортной единицей в течение рабочей смены, а также данные ответственных лиц, включая тракториста. Напомним, что наличие путевого листа у водителя трактора, выпущенного на линию, обязательно. В противном случае его и компанию, где он работает, могут подвергнуть серьезным санкциям.
